Wstęp: organizacja wydarzenia firmowego to duże wyzwanie – zwłaszcza jeśli robisz to pierwszy raz lub zmieniasz dostawcę.
Wybór agencji eventowej to decyzja na miesiące przygotowań i wspólny budżet. Zanim podpiszesz umowę, warto ustalić nie tylko „kto zrobi taniej”, ale kto przejmie odpowiedzialność za całość: scenariusz, produkcję, bezpieczeństwo i komunikację po evencie.
Pytaj o realizacje zbliżone skalą i branżą: konferencje B2B, gale, eventy plenerowe. Poproś o opis ról w zespole (produkcja, technika, obsługa gości) oraz sposób raportowania po evencie.
Ustal, czy agencja obejmuje samą produkcję, czy też dobór obiektu, catering, transport i streaming. Jedna osoba od strony agencji (account / project lead) skraca łańcuch decyzji w dniu eventu.
Poproś o rozpiskę: obiekt, AV, scenografia, artysta, obsługa, rezerwy techniczne. Zapytaj o zasady aneksów i co się dzieje przy zmianie liczby gości w ostatniej chwili.
Na dużych plenerach i halach: plany ewakuacji, BHP, ubezpieczenie OC wydarzenia, zgody na nagłośnienie. Velvet Nights dokumentuje ustalenia w briefie, żeby nic nie zostało w „pamięci mailowej”.
Temat inspirowany publicznym blogiem branżowym. Treść: Velvet Nights.